Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Vanaf 25 mei 2018 gelden nieuwe Europese privacyregels. Ook verenigingen en stichtingen, zoals Rotaryclub Eerbeek-Zutphen, organisator van de Lenteloop, hebben zicht aan deze regels te houden.

In dit document zijn de maatregelen vermeld die, in het kader van deze wetgeving, voor u als deelnemer aan dit evenement van belang zijn.

  1. De persoonsgegevens die van de deelnemer worden vastgelegd, zijn uitsluitend bedoeld om deelname van betrokken persoon aan één van de afstanden van de Lenteloop mogelijk te maken. Dit inclusief het publiceren van het behaalde resultaten.
  2. De vastgelegde gegevens zijn:a. Bij de inschrijving:
    Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Telefoonnummer (indien ingevuld), Geslacht, Geboortedatum, E-mailadres, Bankrekeningnummer, Tenaamstelling van de bankrekening, Startnummer, Gekozen Afstand, Categorie, Bestelde extra’s (indien van toepassing), Betaald Bedrag.b. Na afloop van het evenement:
    Of de deelnemer daadwerkelijk de afstand van de Lenteloop heeft gelopen, De gelopen tijd over de gekozen afstand, foto’s en video’s waarop de deelnemer eventueel kan voorkomen.
  3. Door deelname aan de Lenteloop verklaart de deelnemer akkoord te gaan met het vastleggen van de onder punt 2 genoemde gegevens. De deelnemer wordt hierop geattendeerd tijdens het invullen van het inschrijfformulier voor één van de afstanden.
  4. Tijdens het evenement zullen de deelnemers gefotografeerd worden. Deelnemers gaan akkoord met eventueel gebruik van beeltenis in druk of online, op foto, film, video e.d. Het is mogelijk dat beeltenissen voor promotionele doeleinden van de Lenteloop worden gebruikt, zonder daarvan vooraf o de hoogte te zijn gebracht. Deelnemers kunnen hiervoor geen vergoeding of eigendomsrechten claimen. Wenst de deelnemer dat een bepaalde foto verwijderd moet worden, dan dient de deelnemer hierover contact op te nemen met de organisatie.
  5. Deelnemers worden middels de website en e-mails geïnformeerd over het evenement. Er worden maximaal 4 e-mails per editie gemaild. Rotaryclub Eerbeek-Zutphen garandeert zorgvuldig en binnen de wettelijke regelgeving met deze gegevens om te gaan.
  6. Iedere deelnemer kan zijn of haar gegevens inzien via de faciliteiten van de software die bij het inschrijven wordt gebruikt.
  7. Iedere deelnemer kan een deel van de onder 2 genoemde gegevens wijzigen via de faciliteiten van de software die bij het inschrijven wordt gebruikt. De te wijzigen gegevens zijn: Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Nationaliteit, Telefoonnummer, Geslacht, Geboortedatum en E-mailadres. Indien de deelnemer een afstand wil wijzigen dan kan dat, echter alleen door middel van een e-mailbericht aan de organisatie.
  8. Indien een deelnemer eist dat zijn of haar gegevens uit het systeem worden verwijderd dan is dat mogelijk. Hiertoe dient de deelnemer een verzoek te sturen aan de organisatie.
  9. De opgeslagen persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie van de Lenteloop. Zij worden dus niet voor andere doeleinden gebruikt en zullen ook niet voor andere doeleinden aan derden worden verstrekt.
  10. De persoonsgegevens zijn opgeslagen op databanken van de Lenteloop en op die van de firma Inschrijven.nl en tijdelijk op die van de tijdsregistratie. Met deze firma’s heeft Rotaryclub Eerbeek-Zutphen een verwerkers overeenkomst, zoals bedoeld in de AVG, gesloten.
  11. Rotaryclub Eerbeek-Zutphen, verklaart dat zij maatregelen heeft genomen om datalekken te voorkomen en de haar ter beschikking gestelde computers te beschermen tegen oneigenlijk gebruik, zoals hacken, virussen en malware.